第三章工程资料的收集与保管
第七条建设管理部和技术与前期管理部主要负责建设工程资料收集和过程管理 。综合办主要负责建设工程资料的汇总和归档 。
第八条第二章第四条前期文件、设计技术文件所涵盖的工程资料及施工技术文件内的施工合同及补充协议、招标、投标文件、施工预算由负责该项工作的人员收集，并在项目实施过程中及时将资料（原件）送综合办存档 。
第九条第二章第四条施工技术文件、竣工验收文件与竣工图所涵盖的工程资料由该工程项目的负责人收集，并在项目实施过程中保管资料原件 。
第十条修缮工程资料归档时间：
（一）合同价款在20万元以下的项目：一般要求项目管理人员在项目审计完成后自行整理，于次年元月上旬完成整理工作，连同移交目录一起向资料管理人员移交归档，并做移交登记 。未审计完毕的资料暂不移交 。
（二）合同价款在20万元以上（含20万元）的项目：应在每个项目完成后，工程决算送审前，由项目管理人员连同移交目录一起向档案管理人员移交归档，并做移交登记 。未办理档案移交的项目工程决算不予送审 。待项目审计完成后，审计报告也应及时归档并做移交登记 。
（三）向政府部门报建的项目：应在每个项目完成后，工程决算送审前，由项目管理人员连同移交目录一起向资料管理人员移交归档，并做移交登记 。未办理档案移交的项目工程决算不予送审 。待项目审计完成并向政府部门备案后，审计报告连同工程竣工验收备案文件也应及时归档并做移交登记 。
第十一条资料管理人员应按照文件形成的先后顺序或项目完成的情况及时收集、分类整理、编目造册，便于查阅和归档 。
第四章工程资料的查阅与留存
第十二条因工作需要查阅已归档的工程资料，应前往校档案馆依照有关规定查阅 。
第十三条因工作需要查阅处内自存的工程资料，应向保管人员办理借阅手续，用完后及时归还 。
第十四条因工作需要留存档案资料，应事先向保管人员说明情况并办理登记手续 。
第五章城市建设档案的编制验收与报送
第十五条在工程竣工验收阶段，应按照“上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定”编制并报送城市建设档案 。
第十六条城市建设档案编制报送工作由综合管理办负责 。各建设管理部有关人员应按照编制与报送要求分类整理所需工程资料，及时移交给综合管理办，协助办理档案报送工作 。
第六章建设工程竣工备案文件的编制
第十七条在工程竣工验收阶段，应按照“上海市建设工程竣工备案实施细则”等文件要求，做好竣工验收工作 。
第十八条工程竣工备案文件的编集、整理与报送由工程项目负责人负责 。综合管理办公室协助办理 。
第七章学校档案馆工程资料的归档
第十九条工程项目竣工后，应按照学校档案馆的有关要求对工程资料进行归档 。
第二十条学校档案馆工程资料的编制与报送由综合管理办负责，按照复旦大学基建档案归档要求执行 。
第二十一条工程项目的负责人按照校档案馆归档要求将工程资料分类整理后移交给综合管理办，并协助资料管理人员做好归档与报送工作 。
第八章工程资料管理人员工作职责和保密职责
第二十二条工程资料管理人员工作职责：
（一）接收：接收资料时，须按归档要求认真验收，并办理交接登记手续 。
（二）分类、整理：及时对接收的资料一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类；用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理 。
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