（3）合同文件
基建处管理的合同分类为：
①勘察、设计、施工、监理四大合同；
②各类分包合同；
③甲供材料、设备合同 。
经济科签订合同后，交办公室管理；其中办公室将合同复印两份，基建处甲方代表和现场监理各一份，以便监督合同执行 。
（4）施工单位内业资料（含竣工图）
施工单位不仅仅指大包单位 。在大包施工合同外的其他施工队伍，包括可能发生分包的基础、消防、装饰等队伍，还有室外工程所涉及的施工队伍等等，都在本条所指的施工单位范畴；
内业资料分专业由监理进行一审，甲方代表二审，需要建设单位技术负责人或主管领导审核的，报建设单位审核，审核后由施工单位交基建处资料员保管 。
竣工图是工程的重要档案 。工程承发包合同或施工图的要求，对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定 。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任 。
工程竣工图应逐张加盖“竣工图”章 。“竣工图”章的内容应包括：发包人、承包人、监理人等单位名称、图纸编号、编制人、审核人、负责人、编制时间等 。管理竣工图时，应该考虑以下情况：
①没有变更的施工图，由承包人在原“施工图”上加盖“竣工图”章标志作为竣工图；
②在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由承包人在原施工图上注明修改部分，附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”章标志作为竣工图；
③结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充的，责任单位应重新绘制改变后的竣工图，承包人负责在新图上加盖“竣工图”章标志作为竣工图 。
④竣工图最多形成两套，一套送档案馆，一套竣工结算使用 。
（5）监理资料
监理单位按照《建设工程监理规范》的规定进行收集、整理、编制 。
监理资料在交付建设单位前，由甲方代表一审，工程科长二审，最后由项目总监理工程师交基建处档案员归档 。
（6）竣工结算用技术资料汇总
建设项目由于建设周期长，施工图之外的各种费用发生情况很多 。尽管发生原因各式各样，各种资料手续齐全，但从投资客观控制的角度考虑，有必要进行此类技术资料的汇总 。
竣工结算用技术资料的汇总，主要解决以下几个方面的问题：
①客观了解图纸外费用的发生情况，避免承包商重复要求进行经济签证；
②复审现场甲方代表、监理机构现场做出的决定，减少失误；
③方便工程竣工结算工作的进行 。
竣工结算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件 。通常施工单位技术内业已包含其内容，但其资料为原件，往往只有一份；故用于本类汇总的只能是复印件 。
竣工结算用资料包括以下几个方面的主要内容：
①工程前期：拆迁、场地平整及管线挪移、树木等发生费用的相关资料等；
②基础施工：障碍处理、浅基础处理，深基础处理等 。
③主体工程：图纸会审；设计变更（甲方要求、用户要求、设计院要求）；现场签证；技术通知单；技术联系单；监理通知；甲方通知等 。
④装饰工程：施工方案、施工图纸、渲染图、照片资料等；
⑤室外工程：室外地沟系统、外给排水系统、外电源系统、弱电系统、室外环境工程量的现场确认、外环境施工的现场变更等 。
⑥配套工程：服务于项目的室外变电所、换热站等，其费用从既定工程列支者；内容须包括图形说明、文字说明等 。
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