（四）工程项目建设过程要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与基建档案验收同步进行，否则基建项目不得进行竣工验收 。基建材料归档以后，档案部门出具归档合格证明，财务部门方可作财务结算 。
（五）修缮工程基建档案由于有其特殊性，参照“上海交通大学基建档案管理办法”收集归档，详见附件一 。
第二条基建材料的归档要求
（一）基建文件材料的形成、积累、整理、归档是计划、规划、设计、投资、施工、行政等各个分管部门的重要任务，这些部门应有一名领导负责此项工作，并由专职人员对相关材料进行收集归档工作 。
（二）归档的基建文件材料必须反映项目管理和建设的全过程，保证完整、准确、系统 。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸 。
（三）凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写 。
（四）具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可 。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查 。
（五）竣工图归档需4套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档2套 。４套竣工图分别交由区城建档案馆、校档案馆、基建档案室、资产处归档 。
（六）凡具有法律效果的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后二个半月内完成归档，以配合档案编制工作，及时完成项目完整性归档 。管理性文件材料在每年六月底前归档 。
（七）专职档案人员应经常深入了解有关部门基建文件材料积累情况，并进行业务指导 。基建项目竣工验收时必须有校档案馆人员参加 。
（八）修缮工程竣工资料归档要求（见附件）
第三条基建材料的归档范围
基建材料的归档范围，主要包括综合管理、立项论据、规划设计、招投标文件、施工管理、竣工资料、概算决算等等，具体归档范围见下列各表：
（一）行政管理类
文件名称
要求
责任部门
1
领导讲话、重要会议记录、纪要、专家咨询意见等
原件
计划投资科
2
有关请示报告、批复、批准等
原件
计划投资科
3
建设工程涉外文件
原件
综合管理科
4
土地动迁协议
原件
综合管理科
5
建设用地规划许可证、申请表及有关文件、图纸、资料
原件
工程管理科
6
建设用地许可证、审核批准地形图
原件
工程管理科
（二）前期计划、招投标类
文件名称
要求
责任部门
1
项目建议书报告及批复
原件
计划投资科
2
可行性研究报告、环境影响报告及批复
原件
计划投资科
工程管理科
3
建设用地选址意见及批复
原件
综合管理科
4
设计任务书及批复
原件
工程管理科
5
重要问题的请示报告以及附件
原件
经办科室
6
设计、勘测、施工、监理招标、中标材料文件
原件
计划投资科
7
其他分包项目的招投标材料文件
原件
计划投资科
8
合同
原件
计划投资科
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